Etiqueta de correo electrónico

Hoy en día el uso de correo electrónico es más común para comunicarse que el uso del teléfono mismo. Las siguientes recomendaciones relacionadas a la etiqueta a seguir en cuanto a correos electrónicos, son especialmente aplicables a comunicaciones formales o de negocios.

1. Uso de "Para" y "CC". Como regla general, las personas que pongas en el campo de "Para" son las personas que esperas que lean y respondan a tu mensaje; las personas que pongas en "CC" son personas que sólo necesitan conocer la información y no se espera que necesariamente respondan a tu mensaje.
2. Usa "CCO" para grupos. Usando "CCO" (en inglés, BCC) para correos electrónicos enviados a grupos de gente que no se conoce entre sí, proteges la privacidad de la gente en el grupo, ya que las direcciones de correo electrónico no estarán visibles para todos. Si el sistema de correo electrónico requiere que tengas una persona en "Para", envíatelo a ti mismo.
3. Describe el propósito de tu mensaje en el asunto. Es recomendable que uses el asunto del correo electrónico para hacer una breve, concisa, descripción del contenido del correo electrónico. Esto ayuda no solamente a darle claridad al propósito del mensaje, sino que facilita su búsqueda si tienes que consultarlos más tarde.
4. Mantén los mensajes breves y al punto. Es recomendable que menciones lo más importante de tu mensaje al principio del mismo, y que uses el resto del mensaje para dar más detalle. También es recomendable que expreses qué es lo que quieres que la persona que recibe el mensaje haga: contestar, tomar acción, dar una opinión, etc. Mantén tus mensajes cortos, los mensajes largos tienden a ser pospuestos para leerse más tarde y luego, son olvidados.
5. Evita discutir sobre múltiples temas en un mismo mensaje. De esta forma tus mensajes son más claros y, en un momento dado, más fáciles de buscar y encontrar si los tienes archivados. Es preferible enviar varios mensajes, uno por cada tema que quieres tratar, a enviar un solo mensaje, mismo que además resultará ser muy extenso.
6. Cuida el tono y el intentar expresar emociones. El principal problema es que no hay un contexto completo, como si puede ocurrir en comunicaciones donde el interlocutor escuche tu tono de voz, o vea tus expresiones corporales. Algunas expresiones pueden ser fácilmente malinterpretadas, como por ejemplo el sarcasmo. A menos que se trate de un correo electrónico para expresar una emoción (amor, tristeza, etc.), es mejor limitarse a describir hechos o datos, ya que así se evitan malentendidos. En cuanto al tono de la comunicación, como regla general, nunca uses un tono que no usarías estando frente a frente con la persona.
7. Cuida el uso de "alta prioridad". Prácticamente todos los clientes de correo electrónico te permiten definir "alta prioridad" a mensajes. La regla es simple: como su nombre sugiere, "alta prioridad" es para mensajes urgentes. Este es el típico caso de que si usas "alta prioridad" para todos tus mensajes, el día que realmente se trate de algo urgente, tu mensaje será ignorado.
8. Cuida cuándo responder a todos. A menos que todas las personas que recibieron el correo electrónico necesiten conocer tu respuesta, debes de contestar los correos únicamente a la persona que lo envió. Por ejemplo, si se mandó un correo electrónico preguntando tu talla de camiseta, es información que sólo le interesa a la persona que está recolectando la información, y no es necesario que todas las personas en la lista conozcan tu talla. En cambio, si es un correo preguntando la preferencia de hora para una reunión, entonces si es de interés para todos conocer cuál es tu opini��n. Es importante aplicar criterio en cuanto a cuándo contestar a todos o sólo a la persona que envió.
9. Usa correctamente las mayúsculas/minúsculas. Es algo conocido en la etiqueta en Internet, el que cuando escribes en mayúsculas es el equivalente a estar gritando. A pesar de que pudiera pensarse que usar mayúsculas resalta ciertas partes de la conversación, en realidad es el equivalente a alzar la voz, y esto pudiera poner un tono a tu comunicación que realmente no deseas, además de que resulta molesto a la persona que lo lee. Hay estudios que indican que correos electrónicos escritos en mayúsculas son mucho más difíciles de leer y toman más tiempo.
10. Usa una firma que incluya tu información de contacto. Sobre todo en comunicaciones formales, es una cortesía.
11. Usa el corrector de ortografía. Hoy en día, con los correctores disponibles en casi cualquier aplicación, es prácticamente imperdonable tener faltas de ortografía. Asegúrate de que tu corrector esté activo, o de hacer una revisión ortográfica antes de enviar tus correos.
12. Dale una última leída a tu correo antes de enviar. Sobre todo para verificar que el mensaje que quieres comunicar está expresado de forma clara y con la información de soporte necesaria.
13. Nunca contestes o reenvíes correo no deseado. Esto, más que etiqueta, es una recomendación para proteger tu privacidad. Al contestar un correo no deseado, o spam, estás confirmando que tu correo electrónico le pertenece a una persona real, lo cual generará todavía más correo no deseado. Evita reenviar cadenas de correo electrónico, sobre todo en el ambiente de negocios.
14. No abuses de archivos adjuntos. Dados los riesgos que existen de recibir malware en archivos adjuntos, la gente es un poco renuente a abrirlos. Es recomendable que envíes archivos adjuntos únicamente cuando es necesario, además de que indiques en el cuerpo del mensaje que estás enviando algo y qué es lo que estás enviando, como por ejemplo: "…adjunto encontrarás el reporte…".
15. Evita usar abreviaciones. Sobre todo en comunicaciones formales. Las abreviaciones en mensajes personales están bien, pero no son bien recibidas en comunicaciones de negocios.